การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ
จุดประสงค์การเรียนรู้
1. อธิบายโครงสร้างของการจัดข้อมุลได้
2. อธิบายรูปแบบการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลได้
3. อธิบายลักษณะการประมวลผลข้อมูลแบบต่าง ๆ ได้
4. อธิบายระบบการจัดการฐานข้อมูลได้
5. บอกลักษณะการจัดการสารสนเทศที่ดีได้
3.1 โครงสร้างของการจัดข้อมูล
โครงสร้างของข้อมูล จะประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
1. อักขระ (Character)
ซึ่งเป็นได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์พิเศษ อักขระนี้เป็นส่วนที่เล็กที่สุดของข้อมูล ซึ่งมักจะไม่มีความหมายเพราะเป็นเพียงหน่วยย่อย ๆ เท่านั้นเอง
2. เขตข้อมูล (Field)
เป็นหน่วยข้อมูลที่กำหนดขึ้นมาแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง เขตข้อมูลจะเกิดจากการนำอักขระที่เกี่ยวข้องกันมารวมเข้าด้วยกัน เช่น ชื่อ นามสกุล ก็ทำให้ทราบได้ว่าเป็นบุคคลใด
3. ระเบียนข้อมูล (Record)
เกิดจากการนำเอาเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องหรือสัมพันธ์กันมารวมเข้าด้วยกัน ก่อให้เกิดความหมายที่ชัดเจนยิ่งขึ้น เช่น ชื่อ-นามสกุล ของนักเรียนกับคะแนนจากการสอบ
4. แฟ้มข้อมูล (File)
เกิดจากการรวมระเบียนหลาย ๆ ระเบียนที่มีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเข้าด้วยกัน เช่น แฟ้มข้อมูลของนักเรียนชั้น ม.4/4 ก็จะรวบรวมข้อมูลของนักเรียนเฉพาะ ม.4/4เท่านั้น
5. ฐานข้อมูล (Daabase)
เกิดจากแฟ้มข้อมูลรวมกัน โดยใช้หลักการเพื่อไม่ให้ข้อมูลเกิดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บ เช่น ฐานข้อมูลของนักเรียนโรงเรียนน้ำดิบวิทยาคม เป็นต้น
3.2 ประโยชน์ของการจัดข้อมูล
1.สามารถค้นข้อมูล/สารสนเทศที่อยู่ในแฟ้มข้อมูลและทำการปรับปรุง (Update) ข้อมูลให้ทันสมัยได้ตลอดเวลา
2.สามารถประมวลผลชุดคำสั่งที่เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลได้
3.สามารถสร้าง ตั้งชื่อและเก็บแฟ้มข้อมูลเมื่อไม่มีความจำเป็นในการใช้งานแล้ว
4.สามารถสร้างสำเนา ย้ายและลบแฟ้มข้อมูลเมื่อไม่มีความจำเป็นในการใช้งานแล้ว
5.สามารถทำการโอนย้ายแฟ้มข้อมูลในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้
6.สามารถรับแฟ้มข้อมูลจากโปรแกรมอื่นเข้ามาสู่แฟ้มข้อมูลเพื่อการใช้งานร่วมกันได้
3.3 การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล
1. แฟ้มลำดับ (Sequential File)
การจัดเรียงข้อมูลเป็นไปตามลำดับก่อนหลัง เช่น เรียงจากมากไปหาน้อย (Descending) หรือจากน้อยไปหามาก (Ascending) แฟ้มลำดับนี้ถือเป็นการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด เหมาะกับงานที่มีข้อมูลจำนวนมากและมีการปรับปรุงพร้อม ๆ กับการประมวลผลคอมพิวเตอร์จะต้องอ่านข้อมูลเรียงลำดับตั้งแต่ตัวแรกไปทีละตัวจนกว่าจะถึงข้อมูลตัวที่ต้องการ
2. แฟ้มสุ่ม (Random File)
แฟ้มสุ่มนี้ การอ่านหรือเขียนข้อมูลผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับจากข้อมูลตัวแรก แต่ข้อมูลแต่ละรายการจะมีคีย์หลักประจำ เวลาที่ต้องการค้นหาข้อมูลสามารถดึงข้อมูลออกมาได้โดยตรง การเข้าถึงข้อมูลจึงทำได้เร็วกว่าแฟ้มลำดับ
3. แฟ้มดัชนี (Index File)
แฟ้มดัชนีนี้จะต้องเก็บข้อมูลโดยจัดเป็นกลุ่มดัชนีเสียก่อน การค้นหาข้อมูลก็จะวิ่งไปหาข้อมูลที่ต้องการเมื่อพบแล้วก็ดึงเอาข้อมูลที่ต้องการออก การเรียกใช้ข้อมูลก็จะสามารถทำได้รวดเร็ว
3.4 ประเภทแฟ้มข้อมูล
1. แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File)
เป็นแฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลที่สำคัญ ๆ ที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงย่อย ๆ เช่นแฟ้มข้อมูลสินค้าคง
เหลือ
2. แฟ้มรายการปรับปรุง
เป็นแฟ้มที่มีการปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา รายการต่าง ๆ ในแฟ้มรายการปรับปรุงนี้จะต้องนำไปปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก เพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ แฟ้มรายการปรับปรุงนี้จึงเป็นแฟ้มชั่วคราว เมื่อมีการสรุปข้อมูลแล้วก็จะลบทิ้งไป เช่นแฟ้มใบเสร็จรับเงิน ซึ่งต้องมีการบวกรวมยอดในทุก ๆ วัน
3.5 ลักษณะการประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งได้เป็น 2 วิธีคือ
1.การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch processing)
เป็นการประมวลผลข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้เป็นกลุ่ม ในช่วงเวลาที่กำหนด เช่นการคิดค่าไฟในแต่ละเดือน ข้อมูลการใช้ของมิเตอร์แต่ละตัวก็จะถูกเก็บไว้จนถึงกำหนดการคิดเงินจึงจะมีการประมวลผลเพื่อคิดค่าไฟที่ลูกค้าต้องจ่าย เป็นต้น
2.การประมวลผลแบบทันที (Transaction processing)
เป็นการประมวลผลในทันทีเมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง เช่นการตัดยอดของสินค้าทุกครั้งเมื่อมีการสั่งซื้อ จำนวนสินค้าในสต๊อกก็จะมีการ Update ตามไปด้วย ดังนั้นผู้ขายจึงสามารถทราบได้ว่าสินค้ารายการใดหมดหรือไม่เพียงพอต่อการขาย
3.6 ระบบการจัดการฐานข้อมูล
1.การจัดการฐานข้อมูล (Database Management)
หมายถึง การบริหารแหล่งข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้เพื่อทำให้สาามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2.ระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management Syatem: DBMS)
เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูลในส่วนของการสร้างและการบำรุงรักษา
3.ระบบการจัดการฐานข้อมูลประกอบด้วย
3.1 ภาษาคำนิยามของข้อมูล จะเป็นคำสั่งที่ใช้ในการกำหนดโครงสร้างของข้อมูล
3.2 ภาษาการจัดการข้อมูล เป็นภาษาเฉพาะที่ใช้ในการจัดการระบบฐานข้อมูล
3.3 พจนานุกรมข้อมูล เป็นแหล่งเก็บโครงสร้างของข้อมูลในระบบ เช่น ชนิดข้อมูล ขนาดข้อมูล ผู้มีสิทธิใช้ข้อมูล ผู้รับผิดชอบ เป็นต้น
3.7 ลักษณะการจัดการสารสนเทศที่ดี
1. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมู
2. สามารถใช้สารสนเทศร่วมกันได้
3. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขสามารถทำได้สะดวกและถูกต้อง
4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและเรียกใช้สารสนเทศ
5. ให้ความปลอดภัยในการใช้ระบบเพราะจะมีการจำกัดสิทธิ
6. มีการควบคุมมาตรฐานการใช้งานจากศูนย์กลาง
จงตอบคำถามต่อไปนี้
1. ข้อมูล คืออะไร…………………………………………………………
2. ข้อมูลที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติพื้นฐานดังนี้ ได้แก่อะไรบ้าง………………………………….
3. ข้อมูลสำหรับการประมวลผลแบ่งออกเป็นกี่ชนิด อะไรบ้าง………………………………
4. บิตคืออะไร……………………………………………………………….
5. รหัสแทนข้อมูลมีอะไรบ้าง…………………………………………….
6. หน่วยความจำของไมโครคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันอยู่ในขณะนี้มีขนาดความกว้างเท่าไร……………………………………….
7. ภาษาคอมพิวเตอร์ระดับพื้นฐานเรียกอีกอย่างว่า……………………………………………..
8. เขตข้อมูลหมายถึงอะไร………………………………………………………………
9. ระเบียนข้อมูลหมายถึงอะไร…………………………………………………………
10. .แฟ้มข้อมูลหมายถึงอะไร…………………………………………………………….
3.5 การแบ่งประเภทแฟ้ม
ในการเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ในรูปแบบแฟ้มนั้นต้องประกอบด้วยเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตรวมกันเป็นระเบียน การเก็บและการเรียกข้อมูลจะกระทำทีละระเบียน การแบ่งประเภทของแฟ้มจึงมักแบ่งแยกตามรูปแบบลักษณะการเรียกค้นหา ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 แบบด้วยกันคือ แฟ้มลำดับ (sequential file) แฟ้มสุ่ม (random file) และ แฟ้มดัชนี (index file) ดังนี้
1) แฟ้มลำดับ เป็นแฟ้มที่มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไป ในการย้ายข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลที่ละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบ
2) แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตำแหน่งใด ๆ ก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับจากต้นแฟ้ม เช่น กรณีของการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ถ้าต้องการอ่นเพลงที่ 5 ก็จะคำนวณความยาวของสายเทป เพื่อให้มีการเคลื่อนสายเทปไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้วจึงเริ่มอ่าน กรณีนี้จะทำได้เร็วกว่าสแบบลำดับ
3) แฟ้มแบบดัชนี แฟ้มแบบนี้จำเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็นดัชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์ในการค้นหา การหาตำแหน่งในการเขียนการอ่านในระเบียนที่ต้องการปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสำหรับการค้นหา เพื่อความสะดวกในการกำหนดตำแหน่งการเขียนอ่าน ดังตัวอย่างเช่น ถ้าใช้ชื่อเพลงเป็นกุญแจสำหรับการค้นหา จะมีการเก็บชื่อเพลงโดยมีการจัดเรียงตามตัวอักษร เมื่อค้นหาชื่อเพลงได้ ก็ได้ลำดับเพลง ซึ่งสามารถนำไปคำนวณหาตำแหน่งที่ต้องการเขียนอ่านได้ต่อไป
3.6 ระบบจัดการฐานข้อมูล
ในการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วก็ตาม ยังต้องมีชุดคำสั่ง (software) ที่จะควบคุมการทำงานของเครื่องอีกด้วย บุคคลที่ได้คุ้นเคยกับการเขียนชุดคำสั่งด้วยคำสั่งด้วยคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ เช่น ภาษาเบสิก ภาษาฟอร์แทรน อาจจะประสบปัญหาการเขียนชุดคำสั่งที่เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งต้องการประมวลผลข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนของพนักงาน ข้อมูลเกี่ยวกับการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ข้อมูลของระบบสินค้าคงคลัง โดยทั่ว ๆ ไป ในการเขียนชุดคำสั่ง หรือใช้งานคอมพิวเตอร์เพื่อให้ ได้จุดประสงค์ตามความต้องการดังกล่าว อาจจะใช้หลักการทำงานโดยวิธีการจัดแฟ้ม ซึ่งเรียกวิธีนี้ว่า ระบบการจัดกระทำแฟ้มข้อมูล (file handing system) ดังรูปที่ 3.5
ระบบการจัดกระทำแฟ้มข้อมูล
เราจะต้องเขียนโปรแกรมคำนวณเงินเดือน ซึ่งจะทำการดึงเอาข้อมูลเงินเดือนมาจากแฟ้มที่เก็บข้อมูลเงินเดือนมาทำการประมวลผล ส่วนโปรแกรมจัดทำบัญชีก็จะต้องติดต่อกับแฟ้มที่เก็บข้อมูลทางบัญชี และโปรแกรมสินค้าคงคลังก็จะเกี่ยวข้องกับแฟ้มข้อมูลสินค้าคงคลัง เมื่อต้องการโปรแกรมเพื่อจุดประสงค์อะไร ก็ต้องเขียนโปรแกรมนั้นขึ้นมาเอง พร้อมกับต้องสร้างแฟ้มข้อมูลเก็บข้อมูลที่ต้องการนำมาประมวลผลอีกด้วย
เมื่อมาถึงจุดนี้ จะเห็นว่าการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ให้มีประสิทธิภาพจริง ๆ อาจต้องจ้างผู้มีความรู้พิเศษทางด้านคอมพิวเตอร์มาทำงานโดยเฉพาะอย่างไรก็ตามในปัจจุบันระบบไมโครคอมพิวเตอร์มีเครื่องทุ่นแรงที่เรียกว่า โปรแกรมสำเร็จ ซึ่งจะช่วยทำงานเฉพาะด้านที่ผู้ใช้ต้องการ โดยผู้ใช้อาจจะใช้เวลาในการเรียนรู้เพื่อใช้งานไม่นานก็สามารถที่จะใช้ทำงานที่ไม่ยุ่งยากได้อย่างมีประสิทธิภาพ โปรแกรมสำเร็จส่วนใหญ่จะถูกจัดเตรียมขึ้นมาเพื่อให้เหมาะกับการใช้งานเฉพาะอย่าง ในที่นี้จะขอกล่าวถึงโปรแกรมสำเร็จซึ่งจะทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มีระเบียบ ง่ายต่อการใช้งาน และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล หรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Data Base Management System : DBMS)
โปรแกรมสำเร็รที่ใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลนี้ มีความสามารถทางด้านการจัดการแฟ้มข้อมูลมากมาย เช่น การสร้างแฟ้ม การกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลซึ่งความสัมพันธ์ข้อมูลนี้สามารถใช้ประมวลผลข้อมูลหลาย ๆ แฟ้มรวมกันเสมือนเป็นแฟ้มใหญ่แฟ้มเดียวได้ มีวิธีการจัดระบบข้อมูลให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สามารถที่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้สะดวกรวดเร็ว และยังหาวิธีการที่จะประหยัดเนื้อที่ของหน่วยความจำซึ่งอาจจะใช้แผ่นบันทึกข้อมูลเป็นที่เก็บข้อมูลของแฟ้มต่าง ๆ
ดังนั้นเมื่อใช้โปรแกรมสำเร็จ ดีบีเอ็มเอส เข้ามาแทนระบบการจัดแฟ้มดังในรูปที่ 3.6 จะทำให้ผู้ใช้งานได้สะดวกรวดเร็วขึ้น การจัดระบบแฟ้มสามารถทำได้โดยผู้ใช้คำสั่งที่ ดีบีเอ็มเอส ได้เตรียมไว้แล้ว เช่น คำสั่งสร้างแฟ้มข้อมูล คำสั่งเพิ่มหรือลดข้อมูล
ตัวอย่างการใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลแทนระบบจัดกระทำแฟ้มข้อมูล
ข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ภายในแฟ้มจะถูกจัดสรรด้วยการควบคุมของ ดีบีเอ็มเอสแฟ้มต่าง ๆ เหลานั้นอาจจะถูกสร้างพร้อมกันครั้งเดียว โดยผู้ใช้เป็นผู้ป้อนข้อมูลเข้าไปในเครื่องคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลต่าง ๆ มาประมวลผลตามความต้องการ โดยเขียนโปรแกรมด้วยชุดคำสั่งง่าย ๆ ซึ่งระบบ ดีบีเอ็มเอส ได้เตรียมไว้แล้ว จากตัวอย่างในรูปที่ 3.6 ข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือน บัญชี และสินค้าคงคลังได้เก็บรวบรวมไว้ภายในแผ่นบันทึกข้อมูลซึ่งรวมอยู่ภายในแฟ้มชุดเดียวกัน แล้วเขียนโปรแกรมเพื่อคำนวณเงินเดือน จัดทำบัญชี และสินค้าคงคลัง โดยที่โปรแกรมต่าง ๆ จะติดต่อกับข้อมูลภายในแฟ้มโดยผ่านทาง ดีบีเอ็มเอส และถ้าต้องการเขียนโปรแกรมเพื่อประมวลผลตามจุดประสงค์ใหม่ก็สามารถทำได้โดยการเขียนโปรแกรมเพิ่มขึ้น
Welcome to WordPress.com. This is your first post. Edit or delete it and start blogging!
chachaweewan 